📖 Anleitung

Mit dem Präsenzpiloten hältst du fest, an welchen Tagen du im Büro, im Homeoffice, im Urlaub usw. warst. Er rechnet deine Anwesenheitsquote pro Monat aus und hilft bei der Abrechnung von Bahnfahrten für die Steuer. Diese Anleitung führt dich durch die ersten Schritte.

• 1. Anmelden & Passwort ändern
• 2. Einmal einrichten
• 3. Tage eintragen
• 4. Die Anwesenheitsquote
• 5. Bahnfahrten & Steuer
• 6. Exportieren & Handy-Kalender
• 7. Als App auf dem Handy
• 8. Deine Daten
• 9. Free, Premium & Apps
• 10. Hilfe bei Problemen

1. Anmelden & Passwort ändern

Ein Konto legst du dir selbst an: Auf der Startseite „Kostenlos registrieren“ wählen, Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort festlegen. Danach kommt eine Mail mit einem Bestätigungslink (48 Stunden gültig) – ein Klick darauf schaltet dein Konto frei und meldet dich direkt an. Keine Mail bekommen? Im Spam-Ordner nachsehen oder beim Anmelden „Bestätigungsmail erneut senden“ wählen. Während der Beta sind alle Premium-Funktionen für jedes Konto freigeschaltet.

1. Öffne die Adresse des Trackers im Browser und melde dich mit Benutzername und Startpasswort an.
2. Ändere direkt danach dein Passwort: ⚙️ Einstellungen → 👤 Benutzer → Eigenes Passwort ändern. Es muss mindestens 8 Zeichen haben.
3. Hinterlege dort auch deine E-Mail-Adresse. Dann kannst du dich auch mit ihr anmelden und bei „Passwort vergessen?“ selbst einen Link zum Zurücksetzen anfordern.
4. Optional, aber empfohlen: Zwei-Faktor-Anmeldung (Einmalcode) im selben Bereich einrichten. QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (z. B. Google oder Microsoft Authenticator, 1Password, Apple Passwörter), angezeigten Code eingeben – ab dann fragt die Anmeldung nach dem Passwort zusätzlich nach dem 6-stelligen Code aus der App. Handy verloren? Der Administrator kann den Einmalcode zurücksetzen.

Die Anmeldung bleibt 30 Tage erhalten. Über die Leiste oben wechselst du zwischen Kalender, Bahn & Steuer, Einstellungen, Jahresrückblick und Anleitung (am Handy unten); rechts stehen dein Name und Abmelden.

2. Einmal einrichten

Dein Konto startet leer. Drei Dinge lohnen sich gleich am Anfang, alle unter ⚙️ Einstellungen:

🎄 Feiertage deines Bundeslands

Die bundesweiten Feiertage (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit, Weihnachten) kennt der Tracker schon – im Kalender mit 🎉 markiert. Feiertage, die nur in manchen Bundesländern gelten (z. B. Heilige Drei Könige, Fronleichnam, Reformationstag, Allerheiligen), holst du dir selbst: Wähle im Tab Feiertage dein Bundesland, trage die Jahre ein (z. B. 2026,2027) und starte den Import. Sie erscheinen dann mit Namen und dem Status X im Kalender. Feiertage zählen nicht als Arbeitstage und senken deine Quote deshalb nicht.

Im Tab 🌉 Brückentage siehst du danach, wo ein Urlaubstag ein langes Wochenende ergibt.

📝 Status

Für den Anfang gibt es diese Status:

Die Quote bezieht sich auf die Arbeitstage eines Monats. Arbeitstage sind nur die Tage, an denen du deine Arbeitszeit erbringst – Urlaub, Krankheit und Feiertage fallen also ganz aus der Rechnung heraus, statt die Quote zu verbessern oder zu verschlechtern. Homeoffice ist ein Arbeitstag ohne Präsenz. Dienstreisen und Fortbildungen zählen hier zunächst wie Präsenz.

Im Tab Status kannst du Bezeichnung und Farbe ändern, je Status festlegen, ob er ein Arbeitstag ist und ob er als anwesend zählt, und eigene Status mit einem Buchstaben anlegen. B, H, U, K, F und D lassen sich nicht löschen.

📍 Standorte

Nur wichtig, wenn du zwischen zwei Orten pendelst: Trage im Tab Standorte deinen Wohnort (Familienwohnsitz) und deinen Arbeitsort ein. Erst dann zeigt der Kalender Ort und Fahrt an (siehe Tage eintragen). Fahrten direkt zwischen diesen Orten gelten als Familienheimfahrt, alle anderen als Dienstreise. Wenn du nicht pendelst, lass beide Felder leer.

Am Anfang stehen alle Tage auf dem Arbeitsort. Bist du gerade am Wohnort, lege einmal den Startpunkt fest: den ersten Tag öffnen, den Wohnort wählen und bei „Ortswechsel“ Bis zur nächsten Fahrt nehmen. Ab dann ändern nur noch Fahrten den Ort (siehe Ort und Fahrten).

3. Tage eintragen

Auf der Startseite siehst du den Kalender des gewählten Monats. Oben wählst du Jahr und Monat; rechts über dem Kalender wechselst du zwischen Monat und Wochen (fortlaufende Wochen, praktisch über Monatsgrenzen hinweg).

Einen Tag eintragen

1. Klicke auf den Tag.
2. Wähle einen Status, z. B. Büro oder Homeoffice.
3. Optional: Schreibe eine Notiz (z. B. einen Termin) und speichere sie mit 💾 Notiz speichern. Notizen gehen auch an Tagen ohne Status, etwa am Wochenende.

Hast du unter Standorte Wohn- und Arbeitsort eingetragen, gibt es im selben Fenster außerdem 📍 Ort (deine beiden Orte) und Fahrt. Im Kalender zeigt ein farbiger Balken mit Kürzel den Ort, ein blauer Punkt die Fahrt. Ohne Standorte sind Ort und Fahrt ausgeblendet.

📍 Ort und Fahrten – so funktioniert es

Der Kalender merkt sich für jeden Tag, wo du warst. Den Ort wechselst du mit einer Fahrt. Eine Fahrt ist ein fester Punkt im Kalender. Was du später an anderen Tagen änderst, verschiebt sie nicht.

• Fahrt anhaken: Wähle das Ziel der Fahrt und bei „Ortswechsel“, ab wann es gilt:
  • Ab dem Tag darauf (Standard): Tagsüber arbeitest du noch am bisherigen Ort und fährst abends.
  • Ab diesem Tag: Du fährst morgens und bist den Tag über schon am Ziel.
  • Kein Ortswechsel: Hin- und Rückfahrt am selben Tag, z. B. ein Termin am anderen Ort.
• Das Ziel gilt bis zur nächsten Fahrt. Alle Tage dazwischen bekommen diesen Ort, auch in Monaten, die du erst später öffnest. Die nächste Fahrt und alles danach bleiben, wie sie sind.
• Ort ohne Fahrt ändern: Das gilt nur für diesen Tag, etwa wenn du einen Tag nachträglich korrigierst. Hast du eine ganze Strecke falsch eingetragen, wähle Bis zur nächsten Fahrt.
• Fahrt entfernen: Die Tage bis zur nächsten Fahrt bekommen wieder den Ort von vor der Fahrt.
• Bahntickets: Lädst du ein Ticket zwischen Wohn- und Arbeitsort hoch oder importierst es aus dem Postfach 👑 Premium, wird der Tag automatisch als Fahrt mit Ortswechsel am Tag darauf eingetragen, falls er es nicht schon ist.

Mehrere Tage auf einmal

1. Halte Shift oder Strg (Mac: ⌘) gedrückt und klicke nacheinander auf die Tage – sie werden markiert, ohne dass sich ein Fenster öffnet.
2. Drücke dann die Taste des Status, z. B. U für eine Urlaubswoche oder H für Homeoffice. Jeder deiner Status ist zugleich seine Taste – auch eigene, die du unter Status anlegst.

Ein Rechtsklick auf einen Tag (oder auf einen der markierten Tage) öffnet ein Kontextmenü mit all deinen Status und „Status entfernen“. Notiz, Ort und Fahrt der Tage bleiben dabei unverändert. Esc hebt die Markierung auf.

🗓️ Im Voraus planen

Am einfachsten planst du zuerst die Fahrten und danach die Status. Die Orte ergeben sich dann von selbst.

1. Fahrten eintragen: Klicke auf jeden geplanten Reisetag, hake Fahrt an und wähle Ziel und Ortswechsel. Die Ansicht Wochen hilft, wenn deine Pläne über ein Monatsende gehen.
2. Status eintragen: Markiere die Tage wie oben beschrieben und drücke die Taste, z. B. B für die Bürotage am Arbeitsort, H für Homeoffice oder U für Urlaub. Ort und Fahrt bleiben dabei unverändert.
3. Tickets buchen 👑 Premium: Für geplante Fahrten ohne Ticket erscheint auf der Startseite ein Hinweis mit Link zu bahn.de.
4. Später anpassen: Korrigiere einzelne Tage einfach. Ohne Fahrt betrifft eine Änderung nur diesen Tag. Fällt eine Reise aus, entferne die Fahrt. Verschiebt sie sich, entferne sie und setze sie am neuen Tag.

Beispiel für eine Pendelwoche:

🤖 Mit KI planen 👑 Premium

Statt jeden Tag anzuklicken, kannst du deine Planung auch einem KI-Assistenten wie Claude sagen. Er trägt Status, Fahrten und Notizen für einzelne Tage oder ganze Zeiträume ein und hält sich dabei an dieselben Regeln wie der Kalender. Er kann auch Fragen zu deinen Daten beantworten. Zum Beispiel:

• „Trag im Dezember montags eine Fahrt zum Arbeitsort ab diesem Tag und freitags eine Fahrt nach Hause ab dem Tag darauf ein. Montag bis Freitag Büro, vom 22. bis 31. Urlaub.“
• „Nächsten Mittwoch Homeoffice, Notiz: Zahnarzt 8 Uhr.“
• „Wie viele Bürotage brauche ich diesen Monat noch für meine Zielquote?“
• „Für welche geplanten Fahrten fehlt mir noch ein Ticket?“

Einrichten: Unter ⚙️ Einstellungen → 🤖 KI-Zugang „Zugang erstellen“ wählen und den Link kopieren. Dann in claude.ai unter Einstellungen → Connectors einen benutzerdefinierten Connector mit diesem Link hinzufügen und ihn im Chat aktivieren. Andere KI-Assistenten mit MCP-Unterstützung funktionieren genauso. Der Zugang sieht nur deine eigenen Daten. Gib den Link nicht weiter: Wer ihn kennt, kann deine Daten lesen und ändern.

4. Die Anwesenheitsquote

Über dem Kalender stehen vier Kacheln:

• Arbeitstage – Montag bis Freitag im Monat, ohne Feiertage und ohne Tage mit einem Status, der kein Arbeitstag ist (standardmäßig Urlaub und Krankheit).
• Anwesenheitstage – Arbeitstage mit einem Status, der „als anwesend“ zählt (standardmäßig Büro, Dienstreise und Fortbildung – nicht Homeoffice).
• Quote – Anwesenheitstage geteilt durch Arbeitstage, für den Zeitraum deiner Zielquote.
• Zielquote erreicht? – Vergleich mit deiner Zielquote, solange das Ziel noch offen ist mit den Präsenztagen, die noch fehlen.

Zielquote (in Prozent, z. B. 40 – das entspricht höchstens 60 % mobiler Arbeit) und Zeitraum stellst du unter Einstellungen → 🎯 Präsenzquote ein. Das Ziel gilt wahlweise

• je Woche – jede Woche von Montag bis Sonntag zählt für sich, auch über einen Monatswechsel hinweg. Im Kalender ist die Kalenderwoche grün, wenn das Ziel erreicht ist, und rot, wenn eine vergangene Woche es verfehlt hat.
• je Monat – jeder Kalendermonat zählt für sich (Standard).
• je Quartal – Januar–März, April–Juni, Juli–September und Oktober–Dezember; ein schwacher Monat lässt sich im Quartal ausgleichen.

Statistik, Jahresrückblick, PDF-Export und der KI-Zugang 👑 Premium richten sich ebenfalls nach diesem Zeitraum.

5. Bahnfahrten & Steuer

Unter 🧾 Bahnfahrten & Steuer sammelst du deine Zugtickets, etwa für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Fahrten erfassen

• Ticket-PDFs der Deutschen Bahn in das Feld ziehen oder anklicken und auswählen – mehrere auf einmal gehen auch. Datum, Strecke, Preis und Auftragsnummer werden ausgelesen; doppelte Tickets werden erkannt.
• Ohne PDF: Fahrt von Hand mit Datum, Start, Ziel und Preis eintragen.
• Aus dem E-Mail-Postfach 👑 Premium: Unter „Tickets aus E-Mails importieren“ → Postfach hinterlegen Mailserver, Benutzername und Passwort eintragen (am besten ein App-Passwort deines Mailanbieters), mit „Verbindung testen“ prüfen und speichern. „Postfach durchsuchen“ sucht dann die Tickets des gewählten Jahres; außerdem schaut der Tracker regelmäßig selbst nach. Der Zugriff ist nur lesend – es wird nichts gelöscht, verschoben oder als gelesen markiert.

Auswerten

• Jede Fahrt hat eine Kategorie: Familienheimfahrt, Dienstreise oder Privat. Du kannst sie je Fahrt ändern und Fahrten als erstattet (vom Arbeitgeber bezahlt) oder storniert markieren.
• Unter Entfernungspauschale trägst du die einfache Entfernung in km ein. Der Tracker vergleicht dann für jedes Jahr Ticketkosten und Pauschale und zeigt den höheren Betrag.
• Die Jahresübersicht lässt sich als CSV für die Steuererklärung herunterladen.
• Außerdem gibt es eine BahnCard-Empfehlung und Hinweise auf mögliche Entschädigungen bei Verspätungen (Fahrgastrechte).

6. Exportieren & Handy-Kalender

• 📥 Excel exportieren und 📄 PDF exportieren auf der Startseite erzeugen eine Übersicht des gewählten Monats, z. B. für den Nachweis beim Arbeitgeber.
• Unter ⚙️ Einstellungen → 📱 iCal findest du eine persönliche Kalender-Adresse. Als Abo in Apple-, Google- oder Outlook-Kalender eingetragen, erscheinen deine Einträge dort automatisch. Bahnfahrten stehen dort immer mit der geplanten Abfahrt und Ankunft laut Ticket – Verspätungen, Ausfälle oder Gleiswechsel werden nicht live übertragen.
• Der 🎉 Jahresrückblick – ein Klick auf die Anwesenheitsquote (am Handy auf die Quote-Zeile oben) oder auf 🎉 Ganzes Jahr bei der Anwesenheits-Statistik – zeigt dein ganzes Jahr als farbige Kästchen – ein Kästchen pro Tag – und Zahlen wie Bürotage, längste Serien, gefahrene Kilometer, Stunden im Zug und gespartes CO₂. Tippe auf ein Kästchen, um den Tag zu sehen.

7. Als App auf dem Handy

📱 Fürs iPhone gibt es eine eigene App: Präsenzpilot im App Store. Du meldest dich dort mit deinem gewohnten Konto an – alle Daten bleiben synchron mit der Webseite. Ganz ohne Konto geht es mit Präsenzpilot Privat – Unterschiede siehe Übersicht.

🤖 Die Android-App ist im geschlossenen Test bei Google Play – du kannst schon mitmachen, siehe unten.

Ohne App geht es auch: Präsenzpilot ist eine Webseite. Legst du sie auf den Home-Bildschirm, startet sie mit eigenem Symbol und ohne Adressleiste wie eine App.

📱 iPhone & iPad (Safari)

Wichtig: Das klappt nur in Safari. Präsenzpilot dort öffnen und anmelden, dann so weiter (der gelbe Kreis zeigt, wohin du tippst):

Präsenzpilot

‹ 🔒 praesenzpilot •••

Präsenzpilot

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Als Web-App öffnen

Präsenzpilot

Die Bilder sind nachgezeichnet; je nach iOS-Version sehen Menüs etwas anders aus, die Begriffe sind aber dieselben. Auf dem iPad liegt Teilen oben rechts neben der Adressleiste.

🤖 Android (Chrome)

1. Präsenzpilot in Chrome öffnen und anmelden.
2. Oben rechts auf ⋮ tippen.
3. Zum Startbildschirm hinzufügen (oder App installieren) wählen und bestätigen.

8. Deine Daten

• Jeder Benutzer hat einen eigenen, getrennten Datenbereich. Andere Benutzer sehen weder deinen Kalender noch deine Bahnfahrten oder Einstellungen – und du nicht ihre.
• Der Administrator legt Benutzer an, kann Passwörter zurücksetzen und betreut die Datensicherung des Servers.
• Wird dein Konto gelöscht, werden alle deine Daten mit gelöscht.

📲 Wechsel zu Präsenzpilot Privat und zurück

Du kannst jederzeit zwischen dem Präsenzpiloten und der iPhone-App Präsenzpilot Privat (ohne Konto) wechseln. Beide lesen dieselbe Datei.

Vom Präsenzpiloten in die App

1. Hier unter ⚙️ Einstellungen → 👤 Benutzer → Daten übertragen auf Datei für die App exportieren tippen. Die Datei Praesenzpilot-JJJJ-MM-TT.json landet in deinen Downloads (am iPhone in Dateien → Downloads).
2. In Präsenzpilot Privat unter Optionen → Daten → Sicherung importieren die Datei auswählen.

Von der App in den Präsenzpiloten

1. In Präsenzpilot Privat unter Optionen → Daten → Sicherung exportieren die Datei speichern, z. B. in iCloud Drive.
2. Hier unter ⚙️ Einstellungen → 👤 Benutzer → Daten übertragen auf Datei aus der App importieren tippen und die Datei auswählen.

Übertragen werden Kalendertage mit Status, Notizen, Ort und Fahrttag, deine Status, Zielquote und Zeitraum, Bundesland, Wohn- und Arbeitsort sowie die Bahnfahrten mit Datum, Strecke, Abfahrt, Preis und Kategorie. Feiertage deines Bundeslands rechnen beide Apps selbst aus.

• Der Import ersetzt Kalender, Status und Einstellungen am Ziel. Exportiere vorher, wenn du den bisherigen Stand behalten willst.
• Im Präsenzpiloten werden Bahnfahrten ergänzt, vorhandene bleiben samt Ticketdaten erhalten. In der App ersetzt der Import auch die Fahrten.
• Nicht übertragen werden alles rund ums Konto (Anmeldung, iCal-Abo, KI-Zugang, Postfach), stornierte Fahrten sowie Ticket-Details wie Verspätungen und Fahrgastrechte – die App kennt sie nicht.
• In Präsenzpilot Privat geht der Import in der Testphase und mit der Vollversion, der Export immer.

9. Free, Premium & Apps

Fast alles ist kostenlos. Ein paar Funktionen, die im Hintergrund für dich arbeiten, gehören zu Premium. Die Apps für Android und iPhone nutzen dein Konto – Free oder Premium gilt dort genauso. Präsenzpilot Privat ist eine eigene iPhone-App ohne Konto; ihre Daten liegen getrennt, lassen sich aber per Datei hin und her übertragen.

„im Browser“: In der App siehst du das Ergebnis, eingerichtet oder ausgewertet wird auf der Webseite – mit demselben Konto.

Neue Konten haben die Premium-Funktionen in den ersten 60 Tagen zum Ausprobieren. Deinen Stand siehst du unter ⚙️ Einstellungen → 👤 Benutzer → Dein Konto. Premium-Funktionen sind mit 👑 Premium gekennzeichnet.

10. Hilfe bei Problemen